[Agile-Scrum] – Préparer votre rétrospectif en vous aidant avec Retromat.

Après la découverte de la vidéo de Jean Pierre Lambert sur le sujet de la préparation de la rétro ( https://www.youtube.com/watch?v=WAkEMoqV5CI ), j’ai décidé d’essayer le format retromat. Je vais vous partager mon expérience et les choix effectués par rapport à l’organisation de la rétrospectif.

L’idée du format qui est présenté dans la vidéo vient du livre suivant : Agile Retrospectives – Making Good Teams Great.

https://www.amazon.fr/Agile-Retrospectives-Making-Teams-Great/dp/0977616649/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1548588235&sr=8-1&keywords=Agile+Retrospectives+%E2%80%93+Making+Good+Teams+Great

Ce format est divisé en 5 étapes.

Pour moi, l’objectif de ces 5 étapes a pour but que tout le monde peut parler et s’exprimer ouvertement. Le fait d’organiser la réunion de ce cette façon, facilitera de se rappeler de ce qui s’est passé durant le sprint. Il peut arriver qu’en arrivant à la rétro, on ne se souvienne plus de ce qui a pu se dérouler ou l’on ne sait pas comment l’exprimer.

Au fur et à mesure du déroulement des étapes, cela déclenchera « un mode de créativité chez chaque participant ». Effectivement en progressant durant la réunion les éléments aussi bien positifs que négatifs seront bien présents et plus clairs dans votre tête. Grâce à cette compréhension, tout le monde pourra proposer des idées. Qui définira les actions sur lesquelles l’équipe s’engagera et s’assurera de leur exécution.

Je pense également qu’il est très important d’expliquer à l’équipe pourquoi les 5 étapes sont importantes. Cela vous prendra un peu plus de temps la première fois que vous voudrez utiliser ce format. Mais ensuite, tout roulera comme sur des rails.

open

  • L’ouverture

Avant de nous lancer dans la première étape, je pense qu’il est bon de rappeler, une directive première.

« Peu importe ce que nous découvrons, nous comprenons que chacun a donné le meilleur de lui-même, compte tenu de la situation, de ce qui est connu sur le projet, de ses compétences et des ressources disponibles. » En gros, nous faisons tous du mieux que nous pouvons avec ce que nous avons.

Durant cette étape, il sera bon d’attirer l’attention de tout le monde afin que chacun participe activement à la réunion.

  • Collecte

Ici, nous discuterons de ce qui s’est passé, sans penser pourquoi ni comment les résoudre afin de ne pas tirer de conclusion hâtive. Il est important de bien garder à l’esprit de ne parler que ce qui s’est passé sans aller plus loin. Sinon cela lancera des débats qui peuvent parfois être très longs et finalement ne donnera aucun résultat. De plus durant ce débat si des actions sont déjà émises cela limitera le côté créatif. Ce que j’entends par là, c’est que lorsque vous arriverez à l’étape 4 ou l’équipe devra décider des actions, il ne sera pas rare que plusieurs personnes soumettent les mêmes actions. J’ai pu constater que si durant cette étape, on reste consacré sur l’objectif de celle-ci les actions proposées à l’étape 4 sont beaucoup plus nombreuses et pertinentes.

  • Générer des idées

Durant cette étape nous allons essayer d’émettre des idées sur ce qui s’est passé et surtout pourquoi cela s’est passé. Grâce à cette étape, vous y verraient plus clair. Des idées d’actions commenceront à murir dans votre tête 😊.

  • Décider des actions

Maintenant, chacun va pouvoir exprimer ces actions. Il faudra que celle-ci soit réalisable dans un temps donné et s’assurer que l’équipe en a le pouvoir. Je vous conseille pour cela de vous familiariser avec la notion d’objectifs SMART. Merci Wikipédia.

https://fr.wikipedia.org/wiki/Objectifs_et_indicateurs_SMART

smart

La notion d’objectif SMART est très importante, car il faut que l’équipe soit confiante sur la réalisation des actions. Dans le cas contraire, vous pourriez vous retrouver plus tard avec des personnes réticentes quant à leur participation au rétro. « Pourquoi je viendrais au rétro puisque de toute façon les actions ne sont pas réalisées ? »

  • Clôture

Il s’agira de faire le point sur ce qu’il s’est passé durant la rétro et de laisser chacun exprimer son sentiment. On fait la rétro de la rétro !

Je clôture ici le côté un peu plus théorique, le but de cet article étant de partager également mon expérience autour de l’utilisation de cette méthode d’organisation. Si vous désirez en savoir plus sur cette méthode, je vous invite à lire le livre : Agile Retrospectives – Making Good Teams Great.

La mise en pratique

Voici donc en détail ma première mise en Place de ce format en m’inspirant de Retromat. Retromat est un site reprenant plein d’idées réalisables pour chaque étape. https://retromat.org/fr/

Pour moi, il était important d’avoir un fil conducteur entre chaque étape et dans la mesure du possible utiliser l’étape précédente pour embrayer naturellement vers la suivante. Pour cette première mise en pratique, je voulais que chacun puisse s’exprimer sur ce qu’il ressentait au fond de lui. Pour ensuite comprendre ce qui s’était passé et finalement trouver de potentielles solutions aux problèmes s’il y en a.

Et oui, il y a également du positif, il ne faut pas seulement parler des points négatifs !

  • ECVP

Le premier exercice choisi est l’ECVP pour Explorateur, Client, Vacancier, Prisonnier. Vous pouvez laisser chaque personne écrire son choix et récupérer les résultats de manière anonyme. Cela assurera que tout le monde puisse écrire ce qu’il pense sans peur d’être juger par les autres. Dans notre cas, la maturité de l’équipe nous a permis de faire l’exercice de vive voix. Ensuite nous comptabilisons le nombre de personnes dans chacun des statuts. Ensuite l’équipe discute des résultats obtenus. J’ai été souvent surpris de voir qu’il y avait souvent beaucoup de clients et peu d’explorateurs et très rarement de vacancier. Mais finalement, chaque personne au fur et à mesure devenait exploratrice et participait activement. Je n’ai jamais eu de prisonnier.

ecvp

  • Mad Sad Glad

Pour la collecte, nous demandons à chacun d’écrire au moins un évènement durant lequel il s’est senti content 😊, triste ☹ et en colère >:(. Laisser le temps a tout le monde d’écrire ses tickets. Si vous allez trop vite, j’ai l’impression que les personnes n’ayant pas trop d’idées finiront par reprendre les idées des autres au lieu de réfléchir par eux même et donc toutes les situations ne seront probablement pas traitées. Pour ce faire, nous utilisons des post-it et chacun à tour de rôle va poser au minimum ces 3 Post-its au tableau et s’exprime par rapport à ces sentiments ressentis durant le sprint. Je laisse également l’image suivante projetée pour que les personnes se posent les questions affichées ci-dessous.

msd

  • Les 5 pourquoi

À la suite des problèmes identifiés précédemment, nous regroupons ensuite les idées communes. Nous reprenons les éléments afin de trouver la cause racine.

5why

  • Fusion

La cause des problèmes étant maintenant identifiée, nous pouvons réfléchir sur les futures actions à réaliser.

fusion

Grâce à cela, vous aurez la liste des actions à réaliser. Voir Les actions retenues *

  • Plus et delta

Afin d’essayer de ressentir comment les personnes ont ressenti la rétro, on demande à chacun d’écrire ce qu’il a le plus aimé, mais aussi ce qu’il souhaiterait modifier.

+delta

Retour d’expérience sur le choix des étapes.

Ce format a été très utile et apprécié. Et lorsque j’ai soumis l’idée de changer les étapes régulièrement, j’ai fait face à plusieurs réactions.

Au début, l’équipe ne voulait pas changer le format. Certains l’avaient fortement apprécié et ne voulaient pas changer, d’autres avaient peur du temps perdu à expliquer les étapes si celle-ci venait à changer chaque fois.

Après 3 sprints, l’équipe a trouvé cela lassant et a demandé de changer une étape à la fois. Finalement, nous l’avons utilisé 5 fois avant de changer entièrement les 5 étapes. Car lorsque j’avais préparé les étapes, j’ai essayé d’avoir un fil conducteur entre chacune d’entre elles. Et il me paraissait difficile de n’en changer qu’une seule à la fois et de garder une certaine cohérence entre les étapes.

*Les actions retenues

N’ayez pas peur de prendre des actions même si les personnes ne sont pas sures du résultat obtenu. Dans ce cas, vous pouvez toujours rappeler à l’équipe que nous pouvons essayer cette action. Et si le résultat obtenu ne correspond pas aux attentes de l’équipe alors celle-ci pourra décider d’arrêter cette action ou de la modifier. Durant la prochaine rétro, vous pouvez aborder le sujet d’une manière différent, et donc de nouvelles idées émergeront. Après tout, nous sommes dans un système empirique. Nous inspectons, adaptons et recommençons (Sprint). On peut donc voir cela comme de l’amélioration continue.

Les actions seront affichées sur notre board physique que nous utilisons chaque jour lors du Daily. De manière quasi naturelle, chaque jour, l’équipe discute des actions/alertes. Il est donc très rare qu’une action ne soit pas réalisée. Malheureusement, il arrive que certaines actions ne soient pas réalisées. Il s’agit toujours d’action où l’équipe n’a pas la main dessus ☹

Exemple : pour le projet, nous avons besoin d’un environnement de test, mais seule une autre équipe a l’autorisation de faire cela (dépendance avec un autre département de l’entreprise qui n’agit pas ou n’est pas formé sur les besoins, mais veut tout de même garder la main sur cette partie).

Je vous conseille également d’ajouter la date à laquelle l’action est écrite sur le tableau. Cela permettra de vérifier qu’une action ne restera pas trop longtemps sur le tableau. Cela vous sera également utile pour pousser une demande qui ne serait pas traitée, mais deviendrait frustrante pour l’équipe si celle-ci n’est pas réalisée. Si dans le pire des cas l’action n’est pas réalisée après plusieurs sprints, vous pourrez retourner voir votre hiérarchie en signalant que l’équipe aimerait progresser, mais est ralentie sur un point sur lequel elle n’a pas la main.

Autre avantage de la méthode

Il m’est déjà arrivé de commencer une rétro sans idées précises de sujet à aborder, mais grâce à ce format, de nombreux points ont été révélés avec des idées d’actions auxquels on ne s’attend pas et auxquels l’équipe peut adhérer. Ceci facilitera du coup la mise en place de chaque action que l’équipe décide de réaliser.

Voir ma présention power point

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